Você sabe exatamente quantos produtos existem hoje no estoque do seu supermercado?
Pode parecer uma pergunta simples, mas responder com precisão nem sempre é fácil.
Em uma operação supermercadista, milhares de produtos chegam, são armazenados, vão para as gôndolas, são vendidos, devolvidos, perdidos ou movimentados todos os dias. Com tantas operações acontecendo simultaneamente, pequenas divergências podem se acumular e fazer com que o estoque registrado no sistema seja diferente daquilo que realmente existe na loja.
É nesse cenário que entra o inventário de estoque.
Mais do que simplesmente contar produtos, o inventário permite conferir a situação real do estoque, identificar divergências e gerar informações importantes para decisões de compras, abastecimento e gestão.
Mas como fazer um inventário de estoque em um supermercado? Com que frequência ele deve ser realizado? E qual tipo de inventário faz mais sentido para cada situação?
Neste artigo, você vai entender como funciona o inventário de estoque, conhecer os principais métodos utilizados no varejo e conferir um passo a passo para realizar esse processo de forma mais organizada.
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é o processo de contagem e conferência física dos produtos disponíveis em uma empresa, com o objetivo de comparar o que realmente existe com as informações registradas no sistema ou nos controles utilizados pela operação.
Na prática, funciona assim: Estoque registrado → contagem física → comparação → identificação de divergências → análise → ajustes
Imagine que o sistema registre 500 unidades de determinado produto. Durante o inventário, a equipe encontra apenas 470 unidades. Existe, então, uma diferença de 30 unidades que precisa ser investigada.
Essa divergência pode estar relacionada a diferentes situações, como perdas não registradas, erros de entrada, devoluções, movimentações incorretas ou até mesmo uma contagem anterior que não refletia a realidade.
É fundamental buscar o maior nível de acuracidade possível nesse processo para garantir saúde financeira e uma rotina operacional cada vez mais otimizada.
Por isso, o inventário não serve apenas para ver quantos produtos existem. Ele também ajuda o gestor a entender se os registros da operação estão refletindo aquilo que realmente acontece no supermercado.
Por que fazer inventários regularmente?
O estoque é uma das áreas mais sensíveis de um supermercado. Existe uma grande variedade de produtos, diferentes níveis de giro, mercadorias perecíveis e uma movimentação constante entre recebimento, armazenamento, loja e caixa.
Sem conferências periódicas, divergências podem passar despercebidas durante muito tempo, seja de mercadorias em excesso ou em falta.
Mesmo com um sistema de gestão, se alguma entrada, perda, devolução ou outra movimentação não foi registrada corretamente, o estoque apresentado pode não representar a realidade física.
Por isso, o inventário ajuda o gestor a:
- Identificar diferenças entre o estoque físico e o registrado;
- Encontrar perdas e produtos faltantes;
- Detectar possíveis falhas nos processos;
- Corrigir informações incorretas de estoque;
- Melhorar o planejamento de compras;
- Reduzir riscos de ruptura ou excesso de mercadorias;
- Identificar produtos parados ou próximos do vencimento;
- Aumentar a confiabilidade das informações utilizadas pela gestão.
Além disso, inventários periódicos permitem identificar problemas antes que eles se acumulem e causem impactos maiores na operação.
Por exemplo, quando o estoque registrado não corresponde ao estoque real, um comprador pode acreditar que determinado produto ainda está disponível e não realizar uma nova compra, mesmo que ele esteja em falta fisicamente. Ou o contrário: pode comprar mais mercadoria porque o sistema indica uma quantidade menor do que aquela realmente existente.
Vale lembrar ainda, que cada produto armazenado envolve recursos: espaço físico, energia, mão de obra para recebimento, organização e movimentação, além do próprio valor investido na mercadoria. Quanto mais tempo um produto permanece parado, maior pode ser o custo de mantê-lo no estoque, especialmente no caso de itens perecíveis, que ainda estão sujeitos a perdas por vencimento ou deterioração.
Por isso, um inventário bem realizado ajuda a melhorar a qualidade das informações que sustentam outras áreas da operação.
Quais são os principais tipos de inventário de estoque?
Existem diferentes formas de organizar o inventário, e a escolha depende do tamanho da operação, da quantidade de produtos, da movimentação do estoque e do objetivo da conferência.
Inventário geral
O inventário geral é aquele em que não apenas o volume total de estoque é contabilizado em um período determinado, mas abrange também equipamentos, insumos, maquinários e tudo o que é utilizado na operação. Nesse modelo, é realizado um panorama da capacidade total da empresa.
É indicado quando o supermercado precisa de uma visão abrangente do estoque, liberar espaços, realizar conferência de patrimônio ou para assuntos contábeis.
Por envolver uma quantidade maior de produtos, normalmente exige mais planejamento e mobilização da equipe. Também pode ser necessário reduzir ou interromper temporariamente determinadas movimentações durante a contagem para evitar que novas entradas e saídas alterem os resultados.
Inventário cíclico
No inventário cíclico, a contagem é realizada periodicamente e de forma programada, em vez de esperar um único momento para conferir todo o estoque, essas conferências são distribuídas em intervalos mais curtos.
Normalmente é realizado para atender as necessidades dos períodos de fechamento fiscal, visando um alinhamento entre o registro dos itens em estoque e os lançamentos contábeis, além de uma base de dados mais precisa.
Inventário rotativo
O inventário rotativo segue uma lógica semelhante de conferência contínua, sendo realizado de forma diária, semanal, quinzenal ou mensal. Pode ser direcionado para determinados produtos, categorias ou grupos conforme critérios definidos pela empresa e considerando a rotatividade das mercadorias.
Uma possibilidade é priorizar itens de maior giro, maior valor ou maior risco de perda, com datas de validade curtas, por exemplo. Dessa forma, produtos mais críticos podem ser contados com maior frequência, enquanto outros podem ter uma periodicidade diferente.
Pode ser especialmente útil em supermercados que possuem grande variedade de produtos e precisam priorizar os itens mais relevantes para a operação.
Inventário parcial ou dinâmico
Esse modelo de inventário é semelhante ao inventário rotativo, porém foca apenas na contagem de partes específicas do estoque. A conferência pode ser dividida por setor, grupos de mercadorias ou categorias, por exemplo, e acontecem sem a necessidade de paralisar a operação.
Esse tipo de inventário setoriza as conferências e facilita o fluxo de trabalho, sendo ideal especialmente para grandes varejos, supermercados e setores alimentícios que possuem grande variedade de produtos, mercadorias perecíveis ou produtos com alto volume de vendas.
Qual tipo de inventário é melhor?
Não existe um método único que seja ideal para todos os supermercados. Uma operação pode utilizar um inventário geral em determinados momentos e complementar esse processo com inventários cíclicos ou rotativos durante o ano.
O importante é não deixar a conferência do estoque depender exclusivamente de uma contagem ocasional.
A frequência e o método devem considerar o tamanho da operação, o giro dos produtos, o risco de perdas e a capacidade da equipe.
Como fazer um inventário de estoque? 5 dicas práticas
Um bom inventário começa antes da contagem. Quanto mais organizada estiver a operação, maior será a chance de obter um resultado confiável. Com a operação preparada, a contagem pode seguir algumas etapas básicas.
1. Organize o local
Comece deixando os produtos identificados e agrupados de maneira que facilite a contagem.
Produtos espalhados ou misturados tornam o processo mais demorado e aumentam a possibilidade de erros.
2. Escolha o momento adequado
Quanto maior a movimentação durante a contagem, maior a possibilidade de interferência no resultado. Por isso, procure realizar o inventário em períodos estratégicos e de menor movimentação. Também é importante estabelecer como serão tratadas as entradas, saídas e vendas que acontecerem durante o processo.
3. Liste e categorize os produtos
É importante ter uma relação dos itens que serão inventariados, e acima de tudo, assegurar que todos estejam devidamente categorizados e codificados, assim você ganha eficiência no processo.
O cadastro precisa permitir identificar corretamente cada produto, principalmente quando existem itens semelhantes, diferentes tamanhos, marcas, sabores ou embalagens.
Classifique os produtos em categorias com base no tipo de produto e até em subcategorias se necessário, isso ajuda a agilizar a contagem, otimiza o tempo e facilita o trabalho e a organização da equipe responsável.
4. Defina estratégias e registre os resultados
Como vimos, nem todo inventário precisa necessariamente envolver todos os produtos da loja. Mas a partir da necessidade do negócio e do tipo de inventário estabelecido, é necessário que as quantidades encontradas sejam registradas de maneira organizada e precisa.
Por isso, é importante definir um método de contagem rigoroso e garantir um maior detalhamento sobre os itens.
Inclusive, é indispensável que se realize uma segunda contagem para ajudar na confirmação dos resultados.
5. Utilize um sistema de gestão
Um sistema de gestão pode tornar o processo de inventário mais rápido e preciso, além de tornar a contagem mais controlada e reduzir erros de conferência.
Alguns sistemas, como o Prime ERP por exemplo, ao detectar divergências no resultado, solicitam novas contagens. O processo continua até que a quantidade seja confirmada em duas contagens, ajudando a aumentar a segurança do resultado antes da conclusão do inventário.
Além disso, o sistema mantém as movimentações de entrada e saída registradas, contribuindo para que as informações de estoque permaneçam organizadas e conectadas às demais áreas da operação.
Assim, o supermercado reduz a dependência de controles manuais e passa a contar com informações mais confiáveis para acompanhar o estoque e tomar decisões.
Como manter a acuracidade do estoque?
Aqui está um dos pontos mais importantes de toda a gestão de estoque. Fazer um inventário resolve a conferência daquele momento. Mas como manter um alto nível de acuracidade e evitar que as divergências apareçam? A resposta está na rotina.
Alguns cuidados fundamentais são:
- Registrar corretamente as entradas: A mercadoria recebida precisa ser conferida e registrada corretamente antes de entrar no estoque.
- Registrar perdas e avarias: Produtos danificados, vencidos ou descartados precisam ser retirados do estoque de forma adequada com procedimentos específicos.
- Controlar devoluções: As devoluções também precisam estar refletidas nos registros de forma precisa e atualizada.
- Conferir movimentações: Transferências, ajustes e outras movimentações internas devem seguir processos definidos.
- Manter os cadastros organizados: Informações incorretas no cadastro podem gerar problemas em diferentes etapas da operação.
- Realizar inventários periódicos: A frequência ideal depende da realidade de cada supermercado. Em vez de esperar um grande problema aparecer, a empresa pode estabelecer rotinas de conferência para acompanhar os produtos com maior movimentação, valor ou risco de perda.
O mais importante é entender que controle de estoque não é uma tarefa que termina depois do inventário. É um processo contínuo
Como a tecnologia ajuda no inventário e no controle de estoque?
Conforme o supermercado cresce, aumenta também o número de produtos e movimentações que precisam ser acompanhados. Nesse cenário, a tecnologia pode facilitar o trabalho da equipe e melhorar a confiabilidade das informações.
Um sistema de gestão integrado pode conectar diferentes etapas da operação: Compras, Recebimento, Estoque, Vendas, Perdas, Inventário, Relatórios. Com essas informações centralizadas, o gestor consegue acompanhar melhor as movimentações e utilizar os dados do estoque para apoiar outras decisões da operação.
Como vimos, a tecnologia também pode tornar o processo de inventário mais organizado, reduzindo controles manuais e facilitando a comparação entre as quantidades registradas e aquelas encontradas fisicamente.
Mas existe um ponto fundamental: um sistema não substitui um processo bem executado. Se uma perda não for registrada, o sistema não terá essa informação. Se uma entrada for lançada incorretamente, o estoque também poderá ficar incorreto. Por isso, o melhor resultado acontece quando processos, equipe e tecnologia trabalham juntos.
O ERP oferece as ferramentas e as informações. A gestão utiliza esses recursos para acompanhar a operação, identificar problemas e tomar decisões.
Conclusão
Fazer um inventário de estoque é muito mais do que contar produtos. É uma oportunidade de ter o controle total sobre as mercadorias do seu negócio, descobrindo se os registros do supermercado realmente representam aquilo que existe fisicamente na operação e identificando onde podem existir falhas nos processos.
Inventários gerais, cíclicos ou rotativos podem cumprir papéis diferentes, e a melhor estratégia depende da realidade de cada supermercado.
O mais importante é estabelecer uma rotina de conferência adequada e manter processos que ajudem a preservar a qualidade das informações ao longo do tempo.
Quando esse trabalho é combinado com uma boa gestão e tecnologia adequada, passa a ser uma fonte importante de informação para decisões de compras, abastecimento e resultados.
A UNIT acredita que a tecnologia deve ajudar o supermercadista a ter mais controle e clareza sobre a própria operação. Por isso, conta com o Prime ERP, um sistema robusto, que reúne recursos para acompanhar estoque, compras, vendas e outras áreas do negócio de forma integrada.
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